Wybierasz narzędzie do webinarów? Odpowiedz sobie na te pytania!

W zależności o do tego, czy prowadzisz szkolenia wewnętrzne, np. dla studentów uczelni, którą reprezentujesz, pracowników Twojej firmy, uczniów w Twojej szkole czy zewnętrzne (typu otwartego) zwrócisz uwagę na trochę inne czynniki przy wyborze optymalnego oprogramowania. Wiele jednak kryteriów wyboru jest wspólnych. Oto 19 pytań o Twoje potrzeby.

1. Jakie są możliwości programu w zakresie wysyłki maili z zaproszeniami i przypomnień? Czy utworzysz dowolnie długie zaproszenie, czy cała treść będzie w j. polskim (są program, które dodają “od siebie” datę i godzinę szkolenie i nie można tego fragmentu spolszczyć), czy stworzysz formularz zapisów, czy połączysz firmową bazę pracowników / studentów / uczniów z programem, aby automatycznie im wysyłać zaproszenia?
2. Czy program oferuje wystarczająco dobre narzędzie do zarządzania uczestnikami? Czy jest możliwość wygenerowania listy obecności i jej wyeksportowania w postaci plik csv? Czy możesz automatycznie wysłać podziękowanie za udział w webinarze i dosłać materiały poszkoleniowe? Jakie statystyki obecności oferuje?
3. Wirtualna poczekalnia to także ważny element. Czy jest takowa?
   Czasem, gdy „przybywam” na jakiś webinar mam wątpliwości, czy dobrze trafiłam i czy webinar zaraz się odbędzie (przy ilości eventów, które odwiedzam w różnych strefach czasowych, to nie są wcale dziwne pytania).
   Ponieważ pierwsze wrażenie się liczy, to zadbaj o to, aby pracować na programie, który pozwala na stworzenie wirtualnej poczekalni dla tych, którzy włączą się 5-10 minut przed webinarem. Sprawdź, czy możesz umieścić tam powitanie i tytuł webinaru. Czy można włączyć muzykę lub / i zapowiedź informującą, że webinar zacznie się wkrótce?
4. Nagrywanie to jedna z kluczowych funkcjonalności. Doświadczenie pokazuje, że nie wszyscy zapisani uczestnicy, rzeczywiście się na pojawią na szkoleniu. Część z nieobecnych, gdy otrzyma od Ciebie link do nagrania, skorzysta opcji odsłuchania nagrania. Straci co prawda możliwość zadawania pytań online, ale za to zapozna się z Twoim szkoleniem. Sprawdź, co program do webinarów nagrywa. Czy głos prowadzącego i prezentację? Czy także wyniki ankiet, testów oraz to co zostanie napisane na wirtualnej tablicy (jeśli zostanie użyta)?
5. Czy nagrania z webinarów mają być hostowane na serwerach dostawcy programu czy w firmie? W zależności od tego jakie szkolenia będą prowadzone za pomocą webinarów i warsztatów online i jaki poziom bezpieczeństwa informacji musi być zachowany w firmie, hostowanie nagrań u zewnętrznych dostawców może budzić wątpliwości. Część z programów tworzy pliki z nagraniami na komputerze osoby prowadzącej webinar.
6. Czy program posiada wystarczająco dobre narzędzie do ankiet? Zastanów się czy potrzebujesz pytań pojedynczego wyboru czy może także wielokrotnego wyboru. Nie każdy program posiada ten drugi typ pytań. Czy ankiety są nagrywane? Tego nie potrafią wszystkie programy.
7. Czy konieczne jest pokazanie filmu video? Jeśli tak, to sprawdź jak dodaje się filmy? Czy program akceptuje tylko wgrane na dysk dostawcy oprogramowania filmy, czy można umieścić adres URL i pokazać film z YouTube lub zaprezentować go z dysku komputera?
8. Jak działa czat z uczestnikami? Zastanów się, czy chcesz, aby wszyscy uczestnicy widzieli wszystkie wpisy na czacie? Jeśli uznasz, że wolisz, aby pytania pisane przez uczestników na czacie były widoczne tylko dla prowadzących webinar, wybierz program z opacją pytań i odpowiedzi.
9. Jeśli chcesz zaprosić gościa do webinaru, upewnij się ilu osobom moderator może udostępnić prawa co-moderatora.
10. Czy warto przekazać uczestnikom jakieś materiały w postaci plików? Jeśli tak, to sprawdź, czy program umożliwia udostępnienie plików w takcie trwania spotkania czy umożliwia tylko wysyłkę materiałów mailem?
11. Jak działa wirtualna (biała) tablica? Kto i co może na niej wykonywać? W jaki sposób można dawać i zabierać uczestnikom uprawnienia do pisania po niej? Czy notatki z tablicy można wyeksportować do jakiego pliku? Jakiego?
12. Czy program ma jakieś inne ciekawe funkcje?
13. Czy uczestnicy otworzą program do webinarów? Gdy kierujesz ofertę swoich webinarów do klientów biznesowych, musisz pamiętać, że niektóre programy uruchamiają się dopiero po zainstalowaniu na komputerze użytkownika małego pliku z rozszerzeniem .exe. Część firm blokuje pracownikom możliwość samodzielnej instalacji takich plików na służbowych komputerach. Jeśli Twój program właśnie tak działa, to informuj w zaproszeniu o tym fakcie, tak aby uczestnik zdążył przed webinarem porozumieć się z działem IT i ustalił co zrobić, aby mógł wziąć udział w webinarze.
14. Czy chcesz, aby logo Twojej organizacji było widoczne w wirtualnym pokoju? Są programy umożliwiające umieszczanie loga w każdym wirtualnym pokoju a są takie, gdzie jest to możliwe w wersjach droższych wymagających bardziej zaawansowanej instalacji.
15. Z jak dużymi grupami będziesz pracować? Czyli licencę na jak duży wirtualny pokój potrzebujesz?
16. Czy chcesz organizować szkolenia regularnie na przestrzeni roku, czy raczej to będą pojedyncze wydarzenia? To także pytanie o rodzaj licencją jaką potrzebujesz.
17. Czy zależy ci na europejskiej fakturze bez VAT (VAT wtedy płacisz w Polsce)?
18. Czy pracujesz na pececie czy macu?
19. W jakim języku chcesz / jesteś w stanie porozumiewać się z wsparciem technicznym producenta programu?

Zdjęcie: Some rights reserved by weesen