Wyjście z rzemieślniczego tworzenia szkoleń do skali, w której produkujemy setki szkoleń rocznie nie jest łatwe. Wymaga zmiany podejścia, schematów pracy, procesów i czasami narzędzia. Zapraszam do wywiadu z Tomaszem Wiśniewskim, który spędziła lata na tworzeniu szkoleń online w popularnych narzędziach, po czym stworzył własne i co ważne jest po Polsku!

Jak mając materiały źródłowe efektywnie podejść do tworzenia szkoleń online na masową skalę. Popatrzmy na to jak na fabrykę: dziesiątki projektów, tysiące ekranów, tony testów, oczywiście SCORM, praca grupowa, kontrole jakości itp.

Czasami trafiają się takie zlecenia, w których ekrany liczy się w tysiącach. Można to różnie rozwiązywać: korzystać z dysków chmurowych lub sieciowych oraz narzędzi e-learningowych albo edytora HTML. Bardzo często nie jest to rozwiązanie zbyt wygodne, a wręcz uniemożliwiające jednoczesną pracę kilku osób nad jednym projektem. Pamiętam, jak zacząłem używać google docs. Bardzo chciałem przenieść tę ideę do e-learningu i z tego powodu stworzyliśmy narzędzie Darkan. Wiele osób może pracować w nim oraz dzielić się projektami jednocześnie i dosłownie od razu można klientowi pokazać efekty pracy. Głównym usprawnieniem w pracy jest kopiowanie w dowolnym momencie obiektów (np. obrazków, tekstów lub dźwięków, wraz z ich właściwościami) z innych projektów.

Efektywne tworzenie szkoleń e-learningowych na masową skalę zależy nie tylko od dobrej organizacji pracy, ale również od doboru właściwych narzędzi, które ułatwiają lub wręcz umożliwiają pracę grupową, swobodną wymianę danych i łatwe wersjonowanie projektu.

Spróbujmy więc rozłożyć taką masową produkcję na czynniki pierwsze. Od czego należy zacząć chcąc produkować szkolenia online na dużą skalę?

Pierwszym krokiem jest udostępnienie materiałów wszystkim osobom pracującym nad projektem (w dużych projektach materiały często ulegają modyfikacji, bądź są na bieżąco dodawane). Może to być dysk chmurowy, albo wspólny mail. Bardzo wiele zależy od tego w jakiej formie klient przechowuje swoje materiały.

Drugim krokiem jest tworzenie szkolenia pilotowego. Dobrze jak tworzą go co najmniej dwie osoby, które kontrolują się na wzajem od samego początku. Pilot jest bardzo ważny, ponieważ musi być on wyważony – nie może być zbyt prosty, ani przesycony. Tworzymy różne typy ekranów o jednolitej kolorystyce i stylach, które zawierają interakcje, quizy, triggery (zależne od ustaleń z klientami). Informujemy klienta, że większość stylów będzie powtarzana, a nowe typy ekranów będą wprowadzone jeżeli poszczególne moduły będą zbyt jednolite/monotonne. Szkolenie pilotowe warto szczegółowo przedyskutować, powiedzieć klientowi czemu każdy ekran ma służyć. Czasem takich pilotów może powstać kilka.

Trzeci krok to produkcja i kontrola jakości. Na tym etapie powinniśmy już mieć z klientem stały harmonogram. Podział pracy zależy od wielkości zespołu i jego dostępności czasowej. Ważne żeby każdy miał dostęp do szkolenia pilotowego (który zostanie naszym szablonem) i był informowany o zmianach w nim.

Co z Twojej perspektywy pochłania najwięcej czasu?

Przy pracy nad dużymi projektami produkcja jest oczywiście najbardziej pracochłonna. Aby się nie zagubić w morzu pojedynczych szkoleń warto prowadzić jakiegoś rodzaju arkusz, w którym zapiszemy dane dotyczące poziomu zaawansowania w pracach i poprawkach.

Nanoszenie poprawek w stworzonych szkoleniach w naszym narzędziu jest o wiele łatwiejsze w porównaniu do narzędzi stacjonarnych. Dobrodziejstwa związane z tzw. chmurą pozwalają nam na przetrzymywanie projektów w łatwy do zarządzania sposób (utrzymanie kilku wersji danego szkolenia z możliwością przywrócenia, komentarze, sortowanie listy wg daty modyfikacji etc.). Z doświadczenia wiemy, że przy bardzo dużej ilości niewielkich modułów szkoleń można stracić panowanie nad różnymi ich wersjami co powoduje sytuacje, w których ktoś nanosi poprawki na starszą wersję danego modułu.

A jak właściwie zorganizować właściwą komunikację z klientem?

Akceptacja modułów szkolenia następuje progresywnie. To znaczy, że stworzone moduły po naszej kontroli jakości musimy gdzieś umieścić na serwerze do podglądu klienta, który w 95% przypadków przedstawi jednak swoją wizję danego ekranu/modułu. Bardzo często są to kosmetyczne zmiany, które przy dobrym zarządzaniu strukturą projektu zajmą niewiele czasu.

Po akceptacji wszystkich modułów trzeba jeszcze przekazać gotowe paczki szkoleń do zamieszczenia na platformie/stronie klienta. Ten etap stanowi problem kiedy mamy do czynienia z dziesiątkami – setkami małych szkoleń. Po naszych (i nie tylko) doświadczeniach z taką sytuacją rozwiązaliśmy problem w naszym narzędziu, gdzie kilka kliknięć może wygenerować nam gotowe paczki SCORM lub HTML5 z wybranych szkoleń (także tych udostępnionych dla nas w systemie) nad którymi pracujemy.

Schemat pracy przy dużym projekcie przedstawiłem w dużym uproszczeniu. Starałem się zawrzeć w nim najbardziej problemowe w danym kontekście aspekty. Przy takich projektach bardzo ważny jest nie tylko szybki przepływ informacji, ale jednoczesny dostęp do wszystkich materiałów, modułów oraz ich zmian.

Dużo materiału to dużo wyzwań, które na poziomie pojedynczego szkolenia nie mają miejsca. Jakie problemy przynosi ze sobą skala produkcji?

Duża skala produkcji powoduje spore problemy w utrzymaniu i zapanowaniu nad kolejnymi wersjami pojedynczych modułów szkoleń – zwłaszcza kiedy pliki robocze przepływają przez cały zespół. Każdy pracownik musi przestrzegać sztywno określonych reguł wersjonowania.

W dużym projekcie ilość plików roboczych generowanych przez cały zespół jest ogromna, przez co tracimy czas na uzupełnianie arkuszy wersjonowania, porządkowanie dysku, nazewnictwo plików etc.

Podczas trwania prac każdy członek zespołu mniej lub więcej wie na jakim etapie jest dana część całości projektu dzięki czemu produkcja jest płynna. Sprawy się komplikują kiedy trzeba wrócić do danego modułu w celu np. wprowadzenia kilku poprawek. Jeśli pracownicy nie przestrzegali reguł nazewnictwa i wersjonowania to wprowadzenie nawet kosmetycznej poprawki może być bardzo czasochłonne i generować jeszcze poważniejsze błędy tj. oddanie wcześniejszej wersji modułu z wprowadzoną poprawką co jest dosyć irytujące dla klientów.

Szybka reakcja na prośby klientów nawet po oddaniu projektu jest bardzo ważna z perspektywy dalszej owocnej współpracy z klientem.

Z tego co wiem, narzędzie które stworzyłeś rozwiązuje w jakimś stopniu problemy, o których wspomniałeś przed chwilą. Co oprócz nich skłoniło Cię do stworzenia własnego narzędzia autorskiego?

Problemy, które opisałem wcześniej rozwiązaliśmy przez system wersjonowania i katalogowania projektów w chmurze. Po zakończeniu projektu archiwizujemy całość także na dysku lokalnym – tylko jako środek dodatkowego zabezpieczenia.

Do stworzenia własnego narzędzia skłoniło mnie własne doświadczenie – projekty, w których brałem udział, masa czasu i źle spożytkowanych zasobów.

Kiedy byłem w USA i odbierałem pewien duży projekt od Deloitte stwierdziłem, że organizacja pracy nad projektem była świetna. Wadą były narzędzia z jakich korzystali. Projekt szkoleniowy, który stworzyli był bardzo kosztowny i cieżki do utrzymania.

Potem było jeszcze klika sporych projektów, które utwierdziły mnie w tej świadomości, że brakuje na rynku narzędzia, które taką prace ułatwi.

Gdybyś miał wymienić 3 cechy, które przemawiają za tym, że warto wybrać Darkan zamiast np. Storyline-a, to byłyby to:

• praca grupowa (dzielenie się materiałami, praca wspólna nad projektem, za pomocą przeglądarki internetowej)
• przystosowanie i ułatwienia w produkcji masowej (łatwe kopiowanie ekranów z innych projektów, tworzenie własnych szablonów i ich udostępnianie, kopiowanie trigerów)
• interaktywność szkoleń (wiele interaktywnych funkcjonalności, komponentów i quizów)

Czy planujesz jakieś specjalne promocje? Może coś dla naszej oświaty, która no cóż raczej nie pozwoli sobie na Captivate, czy Storyline? Poza tym Twoje narzędzie jest po polsku.

Jesteśmy oczywiście otwarci na współpracę. Mamy pomysły na licencje edukacyjne dla szkół i uczelni. Oferta ta pozwoli na zakup wielu kont o wiele taniej niż produkty wielkich korporacji. Wraz z zakupem będziemy oferować także szkolenie z narzędzia w formie fizycznej lub webinaru. Niedługo na stronie ukaże się dokładny opis współpracy z tego typu podmiotami.

Wiemy, że czeka nas wiele pracy w kwestii promocji produktu. Dla nas to jedna z największych przygód związanych z Darkan-em.

Tomasz o sobie:

Podczas studiów organizowanie konferencji e-learningowych , oraz Flexowych z firmą Adobe. Byłem konsultantem technologicznym w międzynarodowych projektach e-learningowych. Podczas mojej pracy zawodowej, do moich zadań należało między innymi przejęcie ze Stanów zjednoczonych do Europy projektu od firmy Deloitte wykonywanego dla Korporacji Genetech.

Przeprowadzałem również konsultacje technologiczne aplikacji do odwarzania kursów na SAP LSO na iPady dla koroporacji Roche w Szwajcarii . Zajmowałem się też przez wiele lat tworzeniem szkoleń e-learningwych dla firm i korporacji.

Od 10  lat w branży e-learning, od 4 lat jako firma nie tylko doradzam, ale i tworzę rozwiązania e-learningowe.Ostatnio silnie zaangażowany w tworzenie autorskiego narzędzia do tworzenia kursów e-learningowych, pod własną marką Darkan.