Jak rozwiązywać problemy pracując w grupie? Open Space Technology – rozmowa z Agnieszką Wawrzyniak

Kiedy słyszę o nowych, cudownie działających metodach rozwojowych budzi się we mnie obawa, że to kolejny sposób na zwiększenie sprzedaży znanej metody, którą opakowano w nowy błyszczący papier i dodano słowa: holistyczny, produktywność, osiąganie celu i rozwój. Kiedy, przez grupę Trener Trenerowi Trenerem trafiłem na stronę Agnieszki miałem podobne obawy, ale zamiast hejtować postanowiłem, jak w pokerze, powiedzieć: „Sprawdzam!” i zapytać: Co to jest Open Space Technology i dlaczego warto mieć świadomość tej metody.

Piotr Peszko: Kim jesteś?

Agnieszka Wawrzyniak: Haha, to głębokie pytanie! Na początku jestem sobą, Agnieszką. Występuję w życiu w wielu rolach – zawodowo bywam trenerką, menadżerką, coachem, a najbardziej lubię “robić ołpenspejsy” co oznacza, że jestem facylitatorką metody Open Space Technology.

Piotr Peszko: Open Space Technology kojarzy mi się tak: Open Space – znaczy praca w wielkim otwartym kurniku, a Technology, którą tam obserwuje to generalnie, klimatyzacja, o którą można się spierać i biurko, o które się walczy. Powiedz mi dlaczego się mylę?

Agnieszka Wawrzyniak: Wielki otwarty kurnik…hmm…wyobraziłam sobie szczęśliwe kury chodzące po wielkiej zielonej łące i wybierające najbardziej smakowite robaczki 😉 A poważnie – OST (tak w skrócie mówimy o metodzie) ma z korporacyjnym open space tylko tyle wspólnego, że dzieje się na dużej przestrzeni. Nie siedzi się jednak w boksach, a w kręgu, a następnie w małych grupach, między którymi uczestnicy mogą dowolnie przechodzić tam, gdzie akurat dzieje się coś ważnego lub po prostu interesującego z ich punktu widzenia.

OST (tak w skrócie mówimy o metodzie) ma z korporacyjnym open space tylko tyle wspólnego, że dzieje się na dużej przestrzeni.

Im bardziej różnorodna grupa, tym lepiej. Jedna z ciekawszych sesji, które prowadziłam dotyczyła właśnie rozwoju produktu, gdzie świetne pomysły w obszarze IT generowały panie z administracji i księgowości, które na co dzień zupełnie nie mają styczności z oprogramowaniem, które tworzy firma.

Piotr Peszko: Domniemywam, że jak w większości ofert metoda OST zaoszczędzi czas, pieniądze i zbawi świat i uszczęśliwi uczestników, ale tak szczerze. Jaka jest największa wartość dodana tej metody? Co ludzie zyskają stosując ją?

Agnieszka Wawrzyniak: OST pozwala właściwym ludziom zająć się właściwymi problemami. Często jest tak, że firma zastanawia się nad tym, jak zabrać się za rozwiązanie jakiegoś problemu, a to rozwiązanie już gdzieś jest – albo u ludzi, którzy go najlepiej znają, albo u tych, którzy mają zupełnie zewnętrzną perspektywę.
Śmiejesz się z oszczędności czasu i pieniędzy, a ja powiem Ci, że nie znam drugiej metody, gdzie kilkaset osób w 3 dniu wypracowałoby rozwiązania problemu, nad którymi borykały się od miesięcy.
Nie powiedziałabym natomiast, że uszczęśliwi uczestników – OST oddaje ludziom odpowiedzialność za ich wybory i działania, co nie zawsze jest łatwe. Jesteśmy, jako ludzie przyzwyczajeni do tego, że ktoś nam mówi, co robić,ktoś wyznacza cele, zadania, w jakiś sposób strukturyzuje czas – mamy szefa, lidera,klienta, kogoś kto wie jak powinno być. W OST nikt tego nie zrobi – ani szef, ani – tym bardziej facylitator. To bywa bardzo frustrujące dla uczestników.

Piotr Peszko: Pozwól, że teraz spróbuję z drugiej strony. Gdzie zastosowanie OST byłoby największym błędem? Kiedy jej unikać? W jakim przypadku może wyrządzić szkodę? Jakie są ryzyka?

Agnieszka Wawrzyniak: Możliwości jest całkiem sporo. Harrison Owen, twórca metody, pisze, że istnieje jeden sprawdzony sposób, żeby OST nie zdziałało – próbować je kontrolować. Można to robić w różny sposób – kiedy ktoś z góry zna odpowiedź na postawione pytanie lub tezę, wie do jakich wniosków grupa “powinna” dojść – OST nie zadziała.
Kiedy stosujemy je, bez jasno określonego celu – możemy najwyżej porozmawiać na luzie, ale nie będzie z tego żadnego efektu.
Kiedy nie ma gotowości do wspólnego rozwiązania problemu, tylko na przykład szefostwo chce, aby zrobić pracownikom OST, żeby się zaangażowali, bo są źli i się nie angażują – nie zadziała. OST wymaga wspólnego stanięcia wobec problemu, bez podziału na “my” – “oni”.

Piotr Peszko: Jeśli dobrze zrozumiałem, to w momencie, kiedy mamy wspólny cel i pracujemy razem, metodę można zastosować i ma ogromne szanse na to, że przyniesie efekty. Jak te efekty mierzymy?

Agnieszka Wawrzyniak: To zależy od tego, co ustalimy jeszcze przed spotkaniem. Zanim grupa spotka się na sali, ja spotykam się z inicjatorem lub inicjatorami ze strony organizacji o ustalamy, co chcemy mieć na końcu, jaki jest nasz cel, jakiego efektu chce organizacja. Jeśli chcemy mieć pomysły na projekty to patrzymy ile ich mamy, jeśli chcemy mieć rozwiązanie jakiejś kwestii – analizujemy czy wszystkie aspekty zostały omówione.Tu warto podkreślić że w facylitacji odpowiedzialność za efekt pracy spoczywa po stronie grupy, a odpowiedzialność za proces czyli sposób pracy – po stronie facylitatora.

Piotr Peszko: Przechodząc powoli do podsumowania, czy możesz opisać przykład kiedy OST pozytywnie zaskoczyło Ciebie, w sposób bardzo pozytywny?

Agnieszka Wawrzyniak: Moje najbardziej niesamowite przeżycie związane z OST to dwudniowa sesja, na której byłam asystentką (czyli uczyłam się u doświadczonego facylitatora).
Sesja odbywała się w Konstancinie pod Warszawą, brało w niej udział chyba ze 150 osób z…rad parafialnych z parafii księży Pallotynów. Grupa wiekowa 65+, osoby z małych wsi, wiesz…prości, starsi ludzie, którzy angażują się w życie swojej parafii – sprzątają kościół i te sprawy. Jadąc tam, nie miałam do końca świadomości, dla kogo będziemy działać, po prostu jeździłam wszędzie, gdzie mogłam brać udział w OST.
Temat przewodni OST miał brzmieć: Rada parafialna – marionetka księdza czy realny uczestnik życia społeczności lokalnej? Myślę – faaajnie! Ciekawe!
No i w którymś momencie oni zaczynają się zjeżdżać. Te babinki i dziaduszkowie, patrzę na nich i myślę: To się nie wydarzy! Nie ma takiej opcji!!! Oni i OST? Nieee!!!

A nasz główny facylitator mówi wtedy: Agniecha, to zawsze działa.
Powiem Ci tylko, że miałam łzy w oczach kiedy uczestnicy zaczęli proponować tematy, które były dla nich ważne, a jednocześnie niesamowicie trafne, przemyślane, potrzebne. Wspaniałe to było! Haha, dalej mam ciary, jak o tym myślę!

Piotr Peszko: Gdzie można znaleźć więcej na temat OST? Od czego zacząć i na kim się wzorować?

Agnieszka Wawrzyniak: W Polsce jeszcze nie ma literatury na temat OST, ale to niebawem się zmieni 😉
Tymczasem zapraszam do źródła – wszystko, co napisał Harrison Owen będzie pomocą i wyjaśnieniem. Dobrym początkiem jest User’s Guide. To co ważne, to to, że nie ma czegoś takiego jak certyfikat OST – nie ma żadnej komisji, egzaminów, punktów.
Metoda jest w pełni open source. Owen mówi, że każdy z dobrym sercem i umysłem jest w stanie robić OST. Ja prowadzę co jakiś czas treningi dla facylitatorów, ale to po to, aby podzielić się praktycznymi aspektami metody z zastosowania jej na naszym, polskim gruncie, a także żeby wesprzeć uczestników w pierwszych krokach w roli facylitatora.
Niemniej – nie jest to konieczne. Wystarczy książka, sala gimnastyczna i 100 osób 😉
I odwaga 🙂

Piotr Peszko: A gdzie można znaleźć więcej na temat tego jak Ty pomagasz w OST?

Agnieszka Wawrzyniak: Mnie dość łatwo znaleźć – jestem na www.openspacetechnology.pl – tam jest sporo o metodzie, o tym, jak pracuję, czego można się spodziewać po samej metodzie, gdzie z niej korzystać, albo przez fanpejdż albo na Linkedin. Można do mnie napisać, zadzwonić. Co jakiś czas robię gdzieś otwartą sesję, gdzie można zobaczyć czym jest OST i czy byłaby czymś odpowiednim dla naszej organizacji.