Wystawianie certyfikatów, to jedna z tych rzeczy, których nie lubię robić. Nie wiem czy inni trenerzy też tak mają, ale dla mnie to najmniej przyjemna część szkolenia. Wręczanie jest oczywiście miłe, ale samo wypisywanie, pamiętanie o szczegółach…

Dzisiaj na Grupie Trener Trenerowi Trenerem padło zapytanie dotyczące automatyzacji całego procesu. W sensie, czy i jak da się to zrobić. Postanowiłem wykonać mały eksperyment i dowiedzieć się, czy można tak zrobić. Wybrałem narzędzia, z których korzystam i po prostu sprawdziłem, że ze sobą rozmawiają. Okazuje się, że owszem.

Założenia

Żeby nie było tak kolorowo przyjąłem pewne założenia. Musiałem to zrobić, żeby nie utonąć w tysiącu opcji jakie dają obydwa programy i żeby zrobić to w miarę szybko. Oto one:

1. Dla każdego szkolenia tworzymy nową listę w programie mailingowym. Jeśli prowadzę szkolenie z Projektowania eLearningu, to w systemie mam grupę ludzi, którzy ukończyli to szkolenie i link do zostawienia swoich danych dostają tylko Ci, którzy szkolenie ukończyli, a nie wszyscy. To ułatwia konieczność – w tym przypadku – ręcznej weryfikacji. Weryfikację można oczywiście zrobić na podstawie testu, ale to tego potrzebowalibyśmy jeszcze jednego narzędzia (np. moodle).
2. Po wypełnieniu formularza przez uczestnika nie ma potrzeby weryfikacji tego, czy należy mu się certyfikat, czy nie.
3. Użytkownik podaje jedynie imię i nazwisko oraz wyraża zgodę na przetwarzanie danych.
4. System wysyła 2 maile. Pierwszy potwierdzający zgłoszenie, drugi z certyfikatem.
5. Chcemy mieć dostęp do bazy uczestników i do bazy certyfikatów.

Założenia te oczywiście można zmieniać na tyle, na ile pozwalają nam programy, ale taka ścieżka wydawała mi się najprostsza.

Proces i narzędzia

Niestety w tym przypadku nie zacząłem od procesu, bo narzędzia znam i korzystam z nich, ale proces sobie rozpisałem i powiązałem go z narzędziami. Wygląda następująco:

Korzystamy w nim z trzech narzędzi:

• MailChimp – jeden z najpopularniejszych systemów do e-mail marketingu i automatyzacji. Bardzo łatwy w użyciu i dzięki swojemu API pozwalający łączyć się z innymi systemami.
• Accredible – moim zdaniem najlepsze narzędzie do zarządzania certyfikatami szkoleniowymi, które może nie jest tak łatwe w obsłudze jak MailChimp, ale daje bardzo dużo możliwości zarządzania certyfikatami (np. daty wygaśnięcia, unikalne numery itp.),  tym co się ma na nich pojawić i gdzie można się nimi pochwalić. Ciekawostką jest na przykład to, że Accredible daje możliwość chwalenia się certyfikatami w mediach społecznościowych np. pozwala na automatyczne dodatnie certyfikatu do LinkedIn.
• Zapier – trzecie narzędzie, które służy mi do tego, żeby powiązać MailChimp z Accredible.

Na czym polega magia?

Jak to się mówiło w moich stronach „cały myk polega na tym”, że zmuszamy MailChimp do tego, żeby zagadał z Accredible, a mówiąc prościej, żeby wysłał mu minimalną ilość danych, które potrzebne są do tego, żeby wystawić i wysłać unikalny certyfikat.

MailChimp zbiera dane: Imię, Nazwisko, Zgoda. Oprócz tego nasz formularz, zgodnie z założeniem, jest dla danego szkolenia. Niejako z automatu mamy też datę, którą możemy wykorzystać, no i e-mail. To wystarczy nam, żeby odesłać informację o tym, że zgłoszenie zostało przyjęte (np. 2-3h po otrzymaniu, że niby sami odpisujemy, albo na drugi dzień).

Zebranie danych staje się też niejako wyzwalaczem kolejnych działań, a mianowicie przesłania danych do Zapier, który wcześniej skonfigurowaliśmy.

Ważnym elementem jest tutaj określenie jakie dane mają być przesłane dalej i z czy mają się połączyć. Na przykład (poniżej) wymagane do certyfikatu dane w postaci imienia, nazwiska i e-maila są zaciągane ze zmiennych, które wykorzystuje MailChimp (FName i Email), a reszta skonfigurowana jest na podstawie tego, że dany formularz jest dla danej grupy.

Kiedy przetestujemy wszystkie zależności i przejdziemy bez błędów przez konfigurację okaże się, że pozostawienie w formularzu danych będzie skutkowało wystawieniem certyfikatu.

Podsumowanie

Rozwiązanie jest szybkie, proste i trochę ryzykowne. Przyjęte założenia służyły tylko i wyłącznie temu, żeby rozwiązanie przetestować. Zdaję sobie sprawę, że generowanie takich „kwitków” automatycznie może nie być najlepszym rozwiązanie, bo brakuje tutaj etapu weryfikacji, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby certyfikaty jedynie wystawiać automatycznie w Accredible, a później ręcznie zweryfikować je przed samym wysłaniem.

Niezależnie od konfiguracji, potrzeb i sposobów. Da się i to da się w 30 minut.

Szukasz innego rozwiązania? Masz pytanie? Coś nie działa?

Jeśli masz jakieś pytanie dotyczące powyższego rozwiązania, albo potrzebujesz innej konfiguracji, pisz śmiało w komentarzach. Postaram się znaleźć rozwiązanie.