Im prezentacja krótsza, tym przygotowanie wymaga więcej wysiłku. Branżowy standard opracowany przez Chapman Alliance mówi o tym, że do przygotowania godzinnego tradycyjnego szkolenia potrzeba od 22 do 82 godzin pracy. Na nieszczęście dla krótkich i ważnych wystąpień liczba 82 może stanowić jedynie dolną granicę potrzebnego czasu.

Był piątkowy wieczór, spokojnie wcinałem rybę zawiniętą w ryż i glony. Zapowiadał się wyczekiwany weekend, który nie był obciążony żadnym planem. Rzadki stan. Cudowny stan. Wtedy zadzwonił telefon i zgodziłem się wygłosić wykład inauguracyjny z okazji rozpoczęcia roku akademickiego na studiach podyplomowych Wyższej Szkoły Europejskiej. Zapraszam Cię więc na skróconą do kilkunastu minut podróż od pomysłu do efektu.

Krok 1: Swobodne i nieskrępowane myślenie (5 godzin) 

Zaraz po tym jak powiedziałem „tak” zacząłem intensywnie myśleć o tym co mógłbym powiedzieć. Szybko jednak wróciłem do posiłku, bo piątek wieczorem to nie jest dobry moment na myślenie. Cały projekt wystąpienia postanowiłem tym razem zrobić jak należy (nie myśl, że nie mam tak, że zaczynam od prezentacji, bo na scenie mam stać za kilka godzin i na nic więcej nie ma czasu). Dałem więc sobie 24 godziny na swobodne zasatnawianie się nad tym co mogłoby być myślą przewodnią. Każda myśl lądowała więc na żółtej samoprzylepnej kartce. Każda myśl miała ją tylko dla siebie i miała nie wpływać na inne.

Nie przerywając sobie weekendowego odpoczynku starałem się z tego co czytam, oglądam i doświadczam wyciągnąć myśl, która może być wspólna dla wszystkich odbiorców. Musiało to być coś, co dotyczy wszystkich, coś z czym ludzie są w stanie się zindetyfikować, a jednocześnie coś, co sprawi, że będę czuł się swobodnie opowiadając o tym.

Inspirację przyniósł artykuł z Nature.  Dotyczył on japońskiego matematyka, który poświęcił 15 lat na stworzenie nowej dziedziny matematyki, żeby owa doprowadziła go do udowodnienia jakiejś teorii. Nabardziej w pamięć zapadło mi właśnie te 15 lat. Wtedy moje myśli zaczęły swobodnie krążyć wokół moich wspomnień z roku 2000 i tego co zmieniło się od tego czasu. Takim sposobem doszedłem do listy rzeczy, które się zmieniły, aż finalnie udało mi się wyekstrahować z tego swobodnego myślenia jedno słowo: Uwaga.

Wystąpienie będzie o uwadze w dzisiejszym świecie, o tym jak zmieniła się nasza percepcja, jak inaczej postrzegamy czas, jego wartość i na czym powinniśmy się skupić (w domyśle My studenci, słuchacze).

Krok 2: Selekcja, sortowanie i flow  (3 godziny)

Przyszedł kolejny dzień i wykrystalizowany temat, zredukowany do jednego słowa: Uwaga stał się podstawą do tego, żeby wybrać kartki z myślami, które w sposób bezpośredni, albo pośredni wiążą się z pojęciem uwagi, czasu, zmian i tak dalej. Jeśli wystarczył jeden skok od słowa „uwaga” do zapisanej myśli kartka zostawała, jeśli trzeba więcej kroków kartka lądowała w śmietniku. Bezlitosna selekcja.

To, co zostało trzeba było pogrupować. I znowu ta sama zasada, jeśli wystarczył jeden krok myślowy, żeby przeskoczyć z jednej kartki na drugą oznaczało, że kartki mogą znaleźć się obok siebie. Jeśli więcej niż jeden, to osobna kupka.

Skończyło się na tym, że kilka kartek trzeba było znowu usunąć, kilka przepisać, a kilka stworzyć, ale to ciągle jest ok. Przecież mam czuć się z prezentacją swobodnie i dobrze. Mam opowiadać swoją historię (o tym jak opowiadanie czyjejś powoduje mój dyskomfort napiszę za kilka dni), a słuchacza nie mam zmuszać do skakania po moich rozbieganych myślach.

Ostanim krokiem było ułożenie stosów myśli w całość, która ma rozpoczęcie, punkt kulminacyjny i zakończenie w postaci jednego zdania, które może zainspirować. Tak się też stało. Przyszła noc.

Krok 3: Rozwinięcie myśli (4 godziny)

Etap największego wysiłku. Mój mózg w jego trakcie niemal paruje. Bardzo lubię mieć wtedy w okolicy butelkę dobrego wina i sporo słodyczy. Może to wymówka, żeby nie trzymać diety, a może po prostu mój mózg spala kilkogramy glukozy (tak, jasne), a wena wymaga paliwa lepszego od czekolady? Tak, czy inaczej siadamy do pisania. Piszemy, nie przerywamy i nie poprawiamy. Piszemy, wszystko ciurkiem i dużo. Bazując oczywiście na planie, który ułożyliśmy wcześniej.

Kartki z zapisanymi pomysłami, które są już ułożone w sensowny bieg prezentacji, więc niby nic trudnego. Siadamy i piszemy. Piszemy tak, jakbyśmy mówili. Ważne jest to, żeby nie silić się na super-idealną polszczyznę. Ważny jest zapis strumienia świadomości, bo to on będzie z Tobą na scenie, a nie notatka z fikuśnymi i mądrymi zdaniami.

Przelałem więc na papier wszystkie myśli dotyczące tematu uzupełniając dobrym portugalskim winem. Stos pomysłów zamienia się w ciągu kilku godzin na 36 zmiętych kartek, 22 zmięte postity, 16 stron tekstu, który trzeba rano przeczytać i poprawić.

Krok 4. Trzeźwe spojrzenie na twórczość (2 godziny)

Kolejny etap – krytyczne spojrzenie na 16 stron tekstu i poparcie własnych przemyśleń faktami, danymi i wykresami. Sporo tekstu wylatuje, jeszcze więcej wymaga korekty. Na tym etapie należy znaleźć badania, które są w jakiś sposób charakterystyczne, ciekawe i popierające naszą myśl przewodnią. Najważniejsze to myśleć o tym ile słuchacz jest w stanie skonsumować danych i do czego są one nam potrzebne.

Na tym etapie powstają również pomysły na to jak pewne rzeczy przedstawić na slajdach. Szkicuję je na kartkach, z grubsza, obojętnie czym i bez szczegółów, na zabawę będzie czas.

Krok 5: Nadawanie notatkom strony wizualnej (3 godziny)

To jest moja ulubiona część całej zabawy z prezentacją. Po prostu lubię to jak pomysł z kartki nabiera życia. Obojętnie czy program, w którym akuratnie pracuje to Keynote, czy MS PowerPoint, czy nawet Prezi i tak najważniejsze jest to jaki mam pomysł na przekazanie jakiejś informacji.

Na tym etapie zastanawiam się też, który slajd powinien przypomnieć mi o kilku kolejnych, bo bardzo lubię, kiedy w trakcie wystąpienia jestem w stanie klikać i opowiadać nie widząc tego co jest na ekranie.

Krok 6. Poszukiwania i dobór grafik (2 godziny)

Rzadko kiedy jestem w stanie całą grafikę narysować sam. Z tego też powodu szukam grafiki, której chcę użyć w prezentacji w różnych miejscach. Czasami ją kupuję, a czasami przeszukuje darmowe biblioteki (Tutaj znajdziesz listę stron, z których korzystam).

Tym razem zrobiłem jednak trochę inaczej i bardzo polecam ten sposób. Wpadłem na stronę twórcy/grafika z Wielkiej Brytanii. Oczarowały mnie jego grafiki i napisałem:

Hi Matt,
I am writing to you as I fell in love with your work. It is really amazing and resonates with my way of thinking a lot. I’d like to ask you for a favor. I’d love to use some of the graphics from your website as the canvas for my speech at the university. This is an inauguration speech, lot of students with open minds so I do not want to kill them with cliche images.

Cheers

Piotr

…minęło 34 minuty, a tu nagle:

Hi Piotr
Sure thing, maybe lift them from my tumbr blog, probably higher res. Also, would love to see a picture of how it look on the day.
Thanks
Matt

Jaki z tego wniosek? Otóż nie musisz ukraść prac Matta żeby mieć je w swojej prezentacji, nie musisz też wydawać fortuny na stock. Musisz się jednak wysilić i zaczekać 34 minuty.
http://mattblease.tumblr.com/

Krok 7. Sprawdzenie flow i zapamiętanie kluczowych kwestii (1 godzina)

Bierzemy w dłoń telefon, albo inne urządzenie nagrywające i zaczynamy mówić. Możemy pomóc sobie notatkami, możemy patrzeć na prezentację, nie możemy zignorować. Ominięcie etapu, na którym trenujemy to jak mówimy, w którym momencie robimy pauzę, a w którym żartujemy, jest złem w czystej formie. Ten etap nas nie ominie, kiedyś przyjdzie moment, kiedy będziemy musieli powiedzieć to, co zaplanowaliśmy sobie do tej pory i nie warto odkładać tego na ostatni moment.

Jeśli nie mamy w okolicy kogoś, kto ma 15, czy 20 minut to z pomocą przychodzi nam technologia. Siadamy, mówimy, staramy się nie jąkać, nie stękać i nie „ykać”. Mówimy naturalnie i nigdzie się nie spieszymy. Jak już skończymy – i to jest trudny etap, zwłaszcza na początku – słuchamy sami siebie, przełączając prezentację i przeglądając notatki. Jednocześnie warto na tekście zaznaczyć miejsca, które są dla nas kłopotliwe, miejsca, w których zatrzymaliśmy się, albo coś po prostu nie gra, a później je poprawić.

Jeśli mamy komfort posiadania w okolicy drugiej osoby i odwagę, żeby skorzystać z niej jako testowego odbiorcy możemy zignorować urządzenie do nagrywania. Warto jednak wybrać osobę inną niż zachwyconą nami babcię, albo mamę. Nie powinna to być też na przykład żona, przecież nie chcemy mieć domowej kłótni. Znajdźmy kogoś, kto jest dla nas ważny i z czyim zdaniem się liczymy.

Ja rzadko mam osobę, która chce wysłuchać całej prezentacji, ale staram się znaleźć kilka osób, którym mogę powiedzieć o czym prezentacja będzie i to jest bardzo dobre ćwiczenie. Znajdujecie osobę, która ma 3 minuty i streszczacie całość wystąpienia, a potem pytacie co sądzi.

Krok 8. Próby techniczne, oswojenie sali i korekty prezentacji (0,5 godziny)

Jest to jeden ze sposobów na walkę z tremą. Otóż pojawiamy się w miejscu naszej prezentacji dzień wcześniej, albo kilka godzin wcześniej, kiedy sala jest jeszcze pusta, organizatorzy się krzątają i wszystko jest w rozsypce. Jest to Wasz czas na to, żeby przygotować swoje ciało i umysł, swoje serce i rozum do tego, że za kilka godzin macie dać show swojego życia.

Warto ogarnąć scenę, przejść się po niej, przyjrzeć szczegółom, temu gdzie są kable i jak najlepiej na nią wyjść. Wypada też stanąć na środku i przez kilka minut popatrzeć na widownię, wyobrażając sobie jak będzie wyglądała kiedy wypełni się mnóstwem ludzi i jak będzie wyglądała, kiedy wszyscy wstaną i będą bili brawo, bo to przecież będzie najlepsze show.

Kolejną rzeczą jest ogarnięcie kwestii technicznych, a w szczególności tego, jak (i czy) prezentacja wyświetla się tak jak chcemy. Jeśli nie, to jest to ostatni moment na korekty. Na prezentację powinniśmy popatrzeć z ostatniego rzędu, albo z samego końca sali i jeśli mamy taką możliwość „przeklikać” wszystkie slajdy sprawdzając czy wszystkie istotne treści są widoczne (zobacz krótki poradnik o tym jak dobrać wielkość czcionki).

Występując na danej scenie po raz pierwszy warto też zaangażować kogoś, kto powie nam gdzie powinniśmy stać rozpoczynając naszą prezentację, jak wygląda pole, po którym możemy się poruszać i w którym momencie zaczynamy zasłaniać to, co pokazujemy na ekranie.

Krok 9. Wystąpienie (0.5 godziny)

Przedostatni krok to nasze wystąpienie. Wyjście na środek, nawiązanie kontaktu z odbiorcami i opowiedzenie im historii, z której coś dla nich wynika.

Jeśli interesuje Cię jak było, to przyznam, że dobrze. Dobrze dlatego, że sam jestem zadowolony z wykładu inauguracyjnego. Dobrze dlatego, że dostałem dobry feedback od osób, które cenię. Dobrze dlatego, że podszedł do mnie  na ulicy zupełnie nieznany mi człowiek i podziękował za ten wykład. Moje ego spuchło i do dzisiaj uważam, że zrobiłem to na właściwym poziomie.

Czy coś zawaliłem? No jasne! Jeśli się przyjrzysz to na mównicy, po prawej stronie mikrofonu leży takie małe czarne coś. Jest to recorder, który miał nagrać to, co mówiłem, żeby później spełnić ostatni 10-ty krok dobrej prezentacji. Niestety w przedwystąpieniowym stresie wcisnąłem przycisk jedynie raz, a wtedy urządzenie jedynie monitoruje poziom sygnału – nie nagrywa. Nie mam więc nagrania, a nie lubię zmuszać się do nagrywania w domu. Poza tym, to już nie będzie ta sama prezentacja.

Chcesz jeszcze? Oczywiście, że jest jeszcze. Kiedy przed wystąpieniem kopiowałem prezentację do uczelnianego komputera był on zalogowany na inne konto, niż w trakcie prezentacji. Pojawił się więc problem techniczny w postaci braku prezentacji. Na szczęście uratowałem się pamięcią USB, którą miałem w kieszeni, ale trzeba było czymś niezręczną ciszę wypełnić i w jakiś sposób zabawić publiczność, bo przecież bez sensu stać na środku i opowiadać im o tym, że jest problem techniczny. Przecież widzą.

Krok 10. Danie prezentacji drugiego życia w postaci video lub publikacji na blogu (1h) 

Ostatnim krokiem powinno być nadanie prezentacji drugiego życia. Jeśli jesteście z niej zadowoleni, to możecie wrzucić ją na youtube, slideshare, czy swój blog. Chodzi o to, żeby nie zginęła w świadomości Waszej i waszych słuchaczy.

Najlepszym sposobem jest oczywiście profesjonalne nagranie, gdzie Wy gracie główną rolę, a prezentacja stanowi tło. Niestety nie było mi jeszcze dane, ale polecam Wam bardzo ciekawy wykład dotyczący technologii w edukacji.

Ostatnio zostałem obdarowany bardzo ciekawym sposobem, a mianowicie zapisem graficznym.

Całkiem dobry jest sidecast, czyli prezentacja z Waszym głosem

Lepsze niż nic, jest umieszczenie samych slajdów w sieci

Podsumowanie 

Na 15-minutowe wystąpienie, z którego jestem zadowolony potrzebowałem 22 godziny pracy, kilkadziesiąt samoprzylepnych karteczek, trochę mniej czystych kartek, kilka e-maili i stosu książek. Wystąpienie trwało kilkanaście minut. Każda pojedyncza minuta mojego mówienia do Ciebie to ponad godzina pracy.

Dlatego wiedz, że jeśli zgadzasz się na to, żeby wystąpić na konferencji bierzesz na siebie zadanie, które zje Ci pół tygodnia, albo jeszcze więcej. Wiedz też o tym, że jeśli jesteś zaproszony na konferencję to Twój rachunek zysków i strat powinien być na plus, nawet jeśli nie bierzesz za wystąpienie pieniędzy.