Wielu osobom, które niejednokrotnie uczestniczyły w prezentacjach, na widok projektora i slajdów wykonanych w Power Poincie, reaguje co najmniej alergicznie.

Objawy są zazwyczaj u wszystkich tych osób podobne:

• napady ziewania
• senność
• uczucie silnego znudzenia
• tendencja do „odpływania”, czyli ucieczka w strefę marzeń i planów na przyszłość. Co więc zrobić, żeby prezentacja była skuteczna, porywała, grała na emocjach, uczyła, albo sprzedawała?

Po pierwsze trzeba zacząć od podstawowych zasad ich tworzenia, którym poświęcam ten wpis, oraz cały blog o tworzeniu prezentacji.

Co gorsza, grupa tych osób systematycznie się powiększa. Jest to spowodowane tym, że osoby przygotowujące prezentację zupełnie nie potrafią wykorzystać atutów programu prezentacyjnego PowerPoint lub jego alternatyw. W zachwycie nad swoimi umiejętnościami, zapominają o odbiorcach prezentacji i zamiast stawiać na funkcjonalność, prostotę i przejrzystość całości prezentacji, „przeładowują” ją nadmiarem treści, obrazów, wykresów. Wychodzi z tego różnobarwny chaos i zupełnie jak w czeskim filmie: „nikt nic nie wie”.Power Point jest doskonałym narzędziem, które może Ci pomóc w ciekawej i zrozumiałej dla odbiorców prezentacji tematu. To taki przewodnik dla Ciebie oraz dla słuchaczy, który krok po kroku przeprowadza przez najważniejsze treści. Ponad to Power Point pomoże odbiorcom w zapamiętaniu najważniejszych kwestii. Power Point Ci pomoże, ale musisz przestrzegać kilku ważnych zasad, o których w skrócie piszę poniżej.

Pięć filarów dobrej prezentacji

1. Tworząc slajdy kieruj się trzema zasadami: prostota, jasność i czytelność

   Na slajdach nie umieszczaj całej treści swojego wystąpienia, tylko najważniejsze kwestie, najlepiej w formie łatwych do zapamiętania haseł wzmocnionych np. graficznym tłem. W sieci jest mnóstwo darmowych zasobów, które możesz wykozystywać w prezentacjach. Sam zebrałem całkiem pokaźną kolekcję takich zasobów.

   To Ty odpowiadasz za treść, Ty jesteś mówcą i przekazujesz swoim słuchaczom historię. Okazuje się, że opowiadania są tak mocno zakorzenione w naszej świadomości, że pomimo upływu lat ciągle bardzo dobrze funkcjonują w społecznościach ludzkich. Pokaż więc obraz i opowiedz, co na nim widzisz, to bardzo skuteczne narzędzie szkoleniowe.

2. Zadbaj o spójność graficzną prezentacji

   W obrębie slajdu stosuj jedną czcionkę. Zostaw komponowanie czcionek osobom, które zajmują się tym zawodowo.  Dzięki temu zyskasz na czytelności. Power Point ma kilkaset (włącznie z tym co znajdziesz w Internecie) szablonów i wzorów tła do wykorzystania. To fantastycznie, ale Ty zdecyduj się na jeden wzór tła lub szablon w obrębie całej prezentacji. Twoi słuchacze mają być skupieni na treści a nie zachwycać się różnorodnością grafiki. Zwróć na to uwagę zwłaszcza, jeśli planujesz swoją prezentację wykorzystać w trakcie webinaru, czy w inny sposób umieścić w sieci. Im prostsza będzie, tym łatwiej zostaną przyswojone zawarte w niej informacje.

   Jak zauważysz poniższa prezentacja jedynie na jednym slajdzie wymyka się ustalonemu szablonowi. Informacje są krótkie, sloganowe, a całość spójna.

3. Nie funduj swoim słuchaczom skomplikowanych, zagmatwanych wykresów

   Jeżeli już koniecznie musisz jakiś wykres pokazać, zadbaj o jego czytelność: jak najmniej cyfr! Wykres z ogronmą ilością danych, czy tabela z siatką liczb nie jest właściwym sposobem prezentowania informacji. Spróbuj pokazać raczej tendencję lub trend, skup się na sednie informacji, nie seriach danych.

   Jeśli już musisz pokazać kilka wykresów, to koniecznie omów jedynie najważniejsze dane i trendy.

4. Slajdy muszą współgrać z tym, co mówisz

   Wyświetlaj slajdy tak, by pokrywały się z kwestiami, które akurat poruszasz.

5. Sprawdź przed wystąpieniem, czy wszystko działa

   Wiele stresu może Ci dostarczyć komputer, który nie chce się uruchomić lub rzutnik, który wyświetla tylko czerwony napis „Error”. To najważniejsze kwestie, na które musisz zwrócić uwagę, jeżeli chcesz posługiwać się Power Pointem i zarazem nie urządzać swoim słuchaczom konkursu ziewania. Jeśli wdrożysz te proste zasady możesz pokusić się o eksperymentowanie, np. z umieszczaniem w prezentacji filmów z youtube, czy wykorzystywaniem odręcznego pisma i schematów, jak w prezentacji poniżej

Power Point ma jeszcze inną bardzo cenną zaletę: jest prosty w użyciu. Dodawanie i projektowanie poszczególnych slajdów to świetna zabawa i robi się to całkiem intuicyjnie, nawet jeżeli nie jesteś guru komputera.

Jeżeli jesteś zagorzałym wrogiem Microsoft możesz skorzystać z darmowych aplikacji podobnych do Power Point. Oferują one zbliżoną funkcjonalność, ale są darmowe. Przykładem może być jeden ze składników darmowego pakietu biurowego OpenOffice – Impress.