Single Blog Title

This is a single blog caption
25
Lip

Jak rozwiązywać problemy pracując w grupie? Open Space Technology – rozmowa z Agnieszką Wawrzyniak

Kiedy słyszę o nowych, cudownie działających metodach rozwojowych budzi się we mnie obawa, że to kolejny sposób na zwiększenie sprzedaży znanej metody, którą opakowano w nowy błyszczący papier i dodano słowa: holistyczny, produktywność, osiąganie celu i rozwój. Kiedy, przez grupę Trener Trenerowi Trenerem trafiłem na stronę Agnieszki miałem podobne obawy, ale zamiast hejtować postanowiłem, jak w pokerze, powiedzieć: „Sprawdzam!” i zapytać: Co to jest Open Space Technology i dlaczego warto mieć świadomość tej metody.

Kim jesteś?

Agnieszka Wawrzyniak: Haha, to głębokie pytanie! Na początku jestem sobą, Agnieszką. Występuję w życiu w wielu rolach – zawodowo bywam trenerką, menadżerką, coachem, a najbardziej lubię “robić ołpenspejsy” co oznacza, że jestem facylitatorką metody Open Space Technology.

Open Space Technology kojarzy mi się tak: Open Space – znaczy praca w wielkim otwartym kurniku, a Technology, którą tam obserwuje to generalnie, klimatyzacja, o którą można się spierać i biurko, o które się walczy. Powiedz mi dlaczego się mylę?

Agnieszka Wawrzyniak: Wielki otwarty kurnik…hmm…wyobraziłam sobie szczęśliwe kury chodzące po wielkiej zielonej łące i wybierające najbardziej smakowite robaczki ;) A poważnie – OST (tak w skrócie mówimy o metodzie) ma z korporacyjnym open space tylko tyle wspólnego, że dzieje się na dużej przestrzeni. Nie siedzi się jednak w boksach, a w kręgu, a następnie w małych grupach, między którymi uczestnicy mogą dowolnie przechodzić tam, gdzie akurat dzieje się coś ważnego lub po prostu interesującego z ich punktu widzenia.

OST (tak w skrócie mówimy o metodzie) ma z korporacyjnym open space tylko tyle wspólnego, że dzieje się na dużej przestrzeni.

Open Space Technology to metoda, która pozwala dużym grupom (kilkadziesiąt – kilkaset – do kilku tysięcy – max na świecie to 2500 osób na raz) na szybkie (max 3 dni) wypracowanie rozwiązań złożonych, pilnych i ważnych problemów biznesowych.

Czyli mówiąc w skrócie jest to metoda rozwojowa, która ma służyć rozwiązywaniu konkretnych problemów. Co jest potrzebne, żeby ją zastosować oprócz przestrzeni? Nie uwierzę w to, że 100 osób na sali gimnastycznej ogarnie się samo.

Agnieszka Wawrzyniak: Trochę tak to działa – OST działa w oparciu o siłę samoorganizacji. Jednak żeby te 100 osób na sali gimnastycznej samo się ogarnęło konieczne jest kilka elementów.

Po pierwsze: temat przewodni. Temat jest tym, co łączy ludzi w OST i sprawia, że metoda działa skutecznie. Musi być ważny, wręcz palący dla uczestników. Ludzie muszą chcieć wspólnie wziąć za niego odpowiedzialność, gdyż OST bazuje na przekazywaniu odpowiedzialności grupie. To wymaga też gotowości ze strony szefostwa i – często – chęci wyjścia poza codzienną hierarchię służbową.

To wymaga też gotowości ze strony szefostwa i – często – chęci wyjścia poza codzienną hierarchię służbową.

Temat przewodni ustala się jeszcze przed spotkaniem, a potem w trakcie stanowi on punkt odniesienia tematów które każdy z uczestników może zaproponować. Musi to być też temat na który nikt nie zna odpowiedzi. Zastosowanie OST gdzieś, gdzie znana jest odpowiedź, przyniesie więcej szkody niż pożytku.
Więc mamy 100 osób, mamy salę i mamy temat, wokół którego się zgromadzili. Mamy realną potrzebę biznesową i gotowość zaangażowania.W trakcie samego spotkania tym, co porządkuje pracę to zasady Open Space i prawo tzw. prawo dwóch stóp – na początku brzmią dość egzotycznie, jednak szybko uczestnicy orientują się, że właśnie one sprawiają, że wszystko podczas spotkania ma swój kierunek i sens.

Czy możesz mi podać jakiś jeden, taki sztandarowy przykład problemu, który w organizacji można rozwiązać tą metodą?

Agnieszka Wawrzyniak: Może to być współpraca między działami w firmie, wewnątrz działu albo wręcz strategia całej firmy w jakimś obszarze, może być wspólna praca nad nowym produktem albo poszukiwanie sposobów na rozwój już istniejącego.

To co istotne, to zaangażowanie w pracę wszystkich elementów systemu – czyli wszystkich stron, których dana sprawa dotyczy.

Im bardziej różnorodna grupa, tym lepiej. Jedna z ciekawszych sesji, które prowadziłam dotyczyła właśnie rozwoju produktu, gdzie świetne pomysły w obszarze IT generowały panie z administracji i księgowości, które na co dzień zupełnie nie mają styczności z oprogramowaniem, które tworzy firma.

Domniemywam, że jak w większości ofert metoda OST zaoszczędzi czas, pieniądze i zbawi świat i uszczęśliwi uczestników, ale tak szczerze. Jaka jest największa wartość dodana tej metody? Co ludzie zyskają stosując ją?

Agnieszka Wawrzyniak: OST pozwala właściwym ludziom zająć się właściwymi problemami. Często jest tak, że firma zastanawia się nad tym, jak zabrać się za rozwiązanie jakiegoś problemu, a to rozwiązanie już gdzieś jest – albo u ludzi, którzy go najlepiej znają, albo u tych, którzy mają zupełnie zewnętrzną perspektywę.
Śmiejesz się z oszczędności czasu i pieniędzy, a ja powiem Ci, że nie znam drugiej metody, gdzie kilkaset osób w 3 dniu wypracowałoby rozwiązania problemu, nad którymi borykały się od miesięcy.
Nie powiedziałabym natomiast, że uszczęśliwi uczestników – OST oddaje ludziom odpowiedzialność za ich wybory i działania, co nie zawsze jest łatwe. Jesteśmy, jako ludzie przyzwyczajeni do tego, że ktoś nam mówi, co robić,ktoś wyznacza cele, zadania, w jakiś sposób strukturyzuje czas – mamy szefa, lidera,klienta, kogoś kto wie jak powinno być. W OST nikt tego nie zrobi – ani szef, ani – tym bardziej facylitator. To bywa bardzo frustrujące dla uczestników.

Pozwól, że teraz spróbuję z drugiej strony. Gdzie zastosowanie OST byłoby największym błędem? Kiedy jej unikać? W jakim przypadku może wyrządzić szkodę? Jakie są ryzyka?

Agnieszka Wawrzyniak: Możliwości jest całkiem sporo. Harrison Owen, twórca metody, pisze, że istnieje jeden sprawdzony sposób, żeby OST nie zdziałało – próbować je kontrolować. Można to robić w różny sposób – kiedy ktoś z góry zna odpowiedź na postawione pytanie lub tezę, wie do jakich wniosków grupa “powinna” dojść – OST nie zadziała.
Kiedy stosujemy je, bez jasno określonego celu – możemy najwyżej porozmawiać na luzie, ale nie będzie z tego żadnego efektu.
Kiedy nie ma gotowości do wspólnego rozwiązania problemu, tylko na przykład szefostwo chce, aby zrobić pracownikom OST, żeby się zaangażowali, bo są źli i się nie angażują – nie zadziała. OST wymaga wspólnego stanięcia wobec problemu, bez podziału na “my” – “oni”.

Jeśli dobrze zrozumiałem, to w momencie, kiedy mamy wspólny cel i pracujemy razem, metodę można zastosować i ma ogromne szanse na to, że przyniesie efekty. Jak te efekty mierzymy?

Agnieszka Wawrzyniak: To zależy od tego, co ustalimy jeszcze przed spotkaniem. Zanim grupa spotka się na sali, ja spotykam się z inicjatorem lub inicjatorami ze strony organizacji o ustalamy, co chcemy mieć na końcu, jaki jest nasz cel, jakiego efektu chce organizacja. Jeśli chcemy mieć pomysły na projekty to patrzymy ile ich mamy, jeśli chcemy mieć rozwiązanie jakiejś kwestii – analizujemy czy wszystkie aspekty zostały omówione.Tu warto podkreślić że w facylitacji odpowiedzialność za efekt pracy spoczywa po stronie grupy, a odpowiedzialność za proces czyli sposób pracy – po stronie facylitatora.

Przechodząc powoli do podsumowania, czy możesz opisać przykład kiedy OST pozytywnie zaskoczyło Ciebie, w sposób bardzo pozytywny?

Agnieszka Wawrzyniak: Moje najbardziej niesamowite przeżycie związane z OST to dwudniowa sesja, na której byłam asystentką (czyli uczyłam się u doświadczonego facylitatora).
Sesja odbywała się w Konstancinie pod Warszawą, brało w niej udział chyba ze 150 osób z…rad parafialnych z parafii księży Pallotynów. Grupa wiekowa 65+, osoby z małych wsi, wiesz…prości, starsi ludzie, którzy angażują się w życie swojej parafii – sprzątają kościół i te sprawy. Jadąc tam, nie miałam do końca świadomości, dla kogo będziemy działać, po prostu jeździłam wszędzie, gdzie mogłam brać udział w OST.
Temat przewodni OST miał brzmieć: Rada parafialna – marionetka księdza czy realny uczestnik życia społeczności lokalnej? Myślę – faaajnie! Ciekawe!
No i w którymś momencie oni zaczynają się zjeżdżać. Te babinki i dziaduszkowie, patrzę na nich i myślę: To się nie wydarzy! Nie ma takiej opcji!!! Oni i OST? Nieee!!!

A nasz główny facylitator mówi wtedy: Agniecha, to zawsze działa.
Powiem Ci tylko, że miałam łzy w oczach kiedy uczestnicy zaczęli proponować tematy, które były dla nich ważne, a jednocześnie niesamowicie trafne, przemyślane, potrzebne. Wspaniałe to było! Haha, dalej mam ciary, jak o tym myślę!

Agnieszka-Wawrzyniak-Open-Space-Technology-2

Gdzie można znaleźć więcej na temat OST? Od czego zacząć i na kim się wzorować?

Agnieszka Wawrzyniak: W Polsce jeszcze nie ma literatury na temat OST, ale to niebawem się zmieni ;)
Tymczasem zapraszam do źródła – wszystko, co napisał Harrison Owen będzie pomocą i wyjaśnieniem. Dobrym początkiem jest User’s Guide. To co ważne, to to, że nie ma czegoś takiego jak certyfikat OST – nie ma żadnej komisji, egzaminów, punktów.
Metoda jest w pełni open source. Owen mówi, że każdy z dobrym sercem i umysłem jest w stanie robić OST. Ja prowadzę co jakiś czas treningi dla facylitatorów, ale to po to, aby podzielić się praktycznymi aspektami metody z zastosowania jej na naszym, polskim gruncie, a także żeby wesprzeć uczestników w pierwszych krokach w roli facylitatora.
Niemniej – nie jest to konieczne. Wystarczy książka, sala gimnastyczna i 100 osób ;)
I odwaga :)

A gdzie można znaleźć więcej na temat tego jak Ty pomagasz w OST?

Agnieszka Wawrzyniak: Mnie dość łatwo znaleźć – jestem na www.openspacetechnology.pl – tam jest sporo o metodzie, o tym, jak pracuję, czego można się spodziewać po samej metodzie, gdzie z niej korzystać, albo przez fanpejdż albo na Linkedin. Można do mnie napisać, zadzwonić. Co jakiś czas robię gdzieś otwartą sesję, gdzie można zobaczyć czym jest OST i czy byłaby czymś odpowiednim dla naszej organizacji.


Fot. Anna Krajewska

Podobało Ci się? Chcesz więcej?

Zostaw swój e-mail, bardzo chętnie przypomnę Ci o nowych treściach, a przy okazji dostaniesz e-booka o elearningu.

Poprzednie newslettery możesz znaleźć na stronie archiwum.

* indicates required