Single Blog Title

This is a single blog caption
31
Sty

Nie zastępuj zaufania biurokracją

Lista działań jakie należy wykonać, procedura, a później ich zbiór i w końcu proces. Pewnie znasz się z niejednym procesem. Leży ich kilka na Twoim dysku i zastanawiasz się czasami po co i kto je przygotował.

Organizacje lubią procesy. Twój szef lubi procesy i jego szef również. Im organizacja większa tym miłość do procesów uwidacznia się w niej bardziej. Urzędy kochają procesy. Korporacje kochają procesy.

Duże organizacje działają więc dwojako. Tworzą ustandaryzowane metodologie i praktyki, a następnie opierają o nie swój model biznesowy, a jeśli tak się nie udaje zmieniają go. Problem jednak w tym, że za organizacjami stoją ludzie. W wielkich budynkach pracują ludzie. Serio! Chodzę do jednego takiego kilka razy w tygodniu i tam są ludzie, którzy nie są jednolitą organizacją potrzebującą procesu. Oni widzą, czują, myślą (o dziwo!) i mają zdrowy rozsądek (lub jego szczątki).

Złudzenie ustaleń

Skąd ta miłość do listy kroków jakie trzeba wykonać? Bierze się ona stąd, żę działamy po najmniejszej linii oporu. Z natury omijamy przeszkody i szukamy łatwej drogi. Więc jeśli ktoś wymaga od nas myślenia – a więc wysiłku – staramy się znaleźć najłatwiejszą drogę jego ominięcia.

Twój szef i jego szefowie, także ty sam kochasz procedurę z kilku względów.

    • Procedura w przeciwieństwie do zaufania i doświadczenia powstaje bardzo szybko. Wymyślamy kroki, planujemy jak powinny być przeprowadzone, konsultujemy, następnie testujemy na kilku egzemplarzach czy procedura działa, zbieramy w zgrabny dokument za pomocą Worda, albo jeszcze lepiej Excela, a później komunikujemy wszem i wobec, że wszyscy mają zgodnie z tą procedurą pracować.
    • Stworzenie procedury, procesu, checklisty, czy poradnika daje złudzenie wykonania serii zadań, które miały na celu wprowadzenie w życie zmiany.
    • Wydrukowany, lub rozesłany w załączniku proces pozwala zaznaczyć w innym procesie, że dany krok został wykonany i można przejść do kolejnego.
    • Proces daje złudzenie stabilnej i mierzalnej zmiany, a jeśli tego nie robi należy go zmienić, odchudzić, połączyć z innym.
    • Proces dobrze wygląda na prezentacji. Można go ozdobić numerkami i obrazkami oraz zdjęciami pracowników, szczęśliwych pracowników oczywiście.
    • Proces nadaje się do tego, żeby oprzeć na nim model biznesowy, będący procesem.

Pomimo tego, że procedury, instrukcje, procesy i wszelakie zasady publikuje się i tworzy łatwo to nie przynoszą one żadnych zmian, a jeśli już to są one znikome. Instrukcja nie jest w stanie zastąpić zaufania i zmiany, która wymaga pracy z ludźmi i ich adaptacji do nowej dla nich sytuacji.

Kreatywność i zaufanie

Postępowanie zgodnie ze zdefiniowanymi z góry krokami jest bardzo dobre w przypadku składania mebli z Ikei. Każda kreatywna praca, a za taką uznaję projektowanie i tworzenie szkoleń, wymyka się procesom. Twórcze myślenie swoi w opozycji do ślepego postępowania zgodnie z jego kolejnymi krokami. Kreatywność jest siostrą intuicji i kuzynką błędnych decyzji, nie da się jej realizować bez metody „prób i błędów”volvo

Jeśli więc nie pracujesz przy taśmie, a ludzie, którzy siedzą obok Ciebie są (albo przynajmniej wydają się) inteligentni, a ich praca polega na kreatywnym działaniu musisz sobie uświadomić jedną, bardzo ważną kwestię, a mianowicie to, że poszukiwanie bardzo ostrych granic, definiowanie konkretnych kroków i tworzenie szczegółowych instrukcji zaprowadzi Cię do świata, w którym ludzi zastąpiły już roboty. Zamiast tego, powinieneś się skupić na godności, dobrej woli i zaufaniu do ludzi, z którymi dzielisz się pracą.

Produktywność w kreatywnym środowisku wymaga zespołu współpracujących ludzi, a ten istnieje tylko, gdy ludzie sobie ufają. Musisz więc postawić na:

  1. Intuicję rzemieślnika

    Z grubsza rzecz ujmując: jeśli masz kreatywny zespół i ludzie znają się na swojej robocie i przynajmniej raz, albo nawet pół razu pokazali Ci, że się na czymś znają, albo mają zadatki na to, żeby roboty nie spieprzyć daj im wolność i pozwól robić swoje. Rzemieślnik (nie koleś chodzący na fuchę po robocie) zna się na tym, co robi, ma swoje sposoby, tricki i obejścia. Zna się na rzeczy. Pozwól mu się na niej znać.

  2. Zgrany zespół

    Na ten temat napisano milion książek. Zgrany zespół jest jak jednorożec. Wszyscy myślą, że wiedzą o co chodzi, a nikt go nie widział. Każdy wrzuca w CV ładnie brzmiące „timplejer”, a jak przychodzi co do czego, to się okazuje, że książe-foch, ale i tacy są w życiu potrzebi. Chociażby po to, żeby było o czym pisać na blogach.

  3. Zdrowy rozsądek

    Serio! Ludzie go mają. To coś jak złota stajnia dla jednorożca. (Nie słyszałeś? Pewnie, że nie, po prostu potrzebowałem czegoś do jednorożca.) Ludzie to niby mają, ale lubi ich to zawodzić (nie mylić z intuicją, która w 50% przypadków nie ma wiele wspólnego ze zdrowym rozsądkiem) niemniej jednak zdrowy rozsądek jest jak złoty gral. Warto go szukać, choćby na jednorożcu.

Dopiero kiedy te trzy zawiodą możesz sięgnąć do segregatora po święty proces.

Pamiętaj:

Zakochanie się w procesach odbywa się kosztem innowacji. Zamykasz się w poszczególnych krokach, rolach i zadaniach widząc zasoby, kamienie milowe, cele, a nie ludzi, potrzeby, rozwój, ambicje i chęci.

Skąd się bierze zaufanie

Żeby to wszystko osiągnąć musisz mieć zaufanie. Ludzie muszą ufać Tobie i sobie nawzajem. Nie ma mowy o knuciu, kopaniu pod sobą dołków, dogryzaniu (chyba, że w złośliwych żartach) i tym podobnych zachowaniach stadnych. Zaufania nie zaplanujesz i nie wymusisz. Zaufanie nie pojawi się także podczas postępowania zgodnie z procedurąl nie przyjdzie też podczas łatwego projektu.

Ufamy ludziom dlatego, że :

  • pokazali nam kiedyś, że zachowają się właściwie w trudnej sytuacji,
  • słyszymy prawdę,
  • obietnice zostały dotrzymane.

Zaufanie budujemy w trudnych chwilach, podczas krytycznych projektów i bardzo ważnych zadań wychodzących poza schemat. Zaufanie budujemy kiedy proces nie daje rady. Zaufanie budujemy kiedy jesteśmy tam, gdzie mamy być dając ludziom tyle swobody ile tylko możemy.

Oczywiście spotkasz ludzi, którzy będą zawodzić Twoje zaufanie, albo nigdy go nie zbudują, ale znajdzie się też wielu, bardzo wielu, którzy Twoje zaufanie będą cenili już zawsze. Pamiętaj o tym, że zaufanie jest jak kartka papieru. Jeśli ją zemniesz, poplamisz i wybrudzisz nidy nie będzie już taka, jak na początku. (Coehlo jest ze mnie dumny!)

Podsumowanie, czyli kiedy potrzebujemy procesu?

Jeśli czytasz ten akapit, to jesteś hardkorę! To znaczy, dziękuję Ci, bo teraz dowiesz się, że procedury potrzebujesz. Nie jest Ci ona niezbędna i nie zastąpi niczego, ale jest taki moment…

Listy zadań do wykonania potrzebujemy w kilku sytuacjach, których wspólnym mianownikiem jest wszechogarniające przeczucie bezradności artykułowane stwierdzeniem: „Jestem w dupie!”.

Jeśli mam przwołać takie sytuacje ze swojego życia, to sprowadzają się do dwóch momentów:

  1. Stosuję procedurę kiedy zaczynam pracę i w zasadzie nie wiem po co, coś robię.
  2. Stosuję procedutrę na wypadek klęski. – Spróbuj pomyśleć o niej jako o asie w rękawie. Nie grasz nim, kiedy wszystko idzie dobrze, albo w miarę dobrze. Nie ryzykujesz wyjęcia go, kiedy trochę przegrywasz. Jednak, kiedy praca się zatrzyma, kiedy grasz o wielką stawkę, a wszystko stoi może on Ci pomóc wybrnąć z opresji. Może stać się punktem odniesienia i zniwelować rozmiar klęski.

 

 

Podobało Ci się? Chcesz więcej?

Zostaw swój e-mail, bardzo chętnie przypomnę Ci o nowych treściach, a przy okazji dostaniesz e-booka o elearningu.

Poprzednie newslettery możesz znaleźć na stronie archiwum.

* indicates required