Single Blog Title

This is a single blog caption
4
Cze

Jak przygotować się do prezentacji?

Pozwól, że przedstawię Ci mój aparat mowy. Jeśli przyjrzysz się z bliska okazuje się czarną dziurą, która nie jest w stanie wydobyć z siebie żadnego dźwięku w momencie gdy stoi przed publicznością. Z jakiegoś bliżej niewyjaśnionego powodu, który jest zapewne zakodowany gdzieś głęboko w moim DNA, bardzo ciężko jest mi przeprowadzić krótką, zwięzłą, skompresowaną prezentację. Nigdy nie byłem dobry w tworzeniu właściwych porównań czy opisów, które odbiorcy w lot łapią i uznają za naturalne, ale przyszła kryska…
Przez dość długi czas, wszystkie moje publiczne wystąpienia były raczej długie i głównie podpadały pod formę szkoleń lub warsztatów. Pozwoliło mi to na popadnięcie w pewnego rodzaju rutynę, której zacząłem się obawiać. Przyznam szczerze, zacząłem się jej bać, bo wiedziałem, że może mnie zgubić. Wiedziałem, ze niepełne przygotowanie do prezentacji może prowadzić do katastrofy. Na szczęście gdzieś tam na górze mam chyba kogoś, kto dba o to, aby tak się nie działo. Może trochę ze strachu, a może z chęci nauczenia się czegoś nowego zapisałem się do klubu Toastmasters (o wdzięcznej nazwie Flying Toasters) funkcjonującego w „mojej fabryce” i po kilku spotkaniach przyszła kolej na przygotowanie przeze mnie pierwszego wystąpienia tzw. icebreaker (ang.) czyli łamacz lodów.

Im krócej, tym trudniej  
Icebreaker to, najprościej mówiąc jest to przedstawienie się innym klubowiczom. Stoi przed nami zadanie niby proste, bo mamy mówić o sobie przez 5-6 minut. Okazało się, że przygotowanie się do krótkiej prezentacji jest niesłychanie trudne.
Paplanie dookoła znanego powerpointa przez godzinę, lub prowadzenie warsztatów to pójście na żywioł z założeniem, że generalnie jakoś będzie i zawsze jest inaczej. Jeśli ktoś codziennie prowadzi szkolenia, webinary, a od czasu do czasu warsztaty, to na 100% wie, że da radę poprowadzić kolejne, o ile będą na ten sam, lub podobny temat. Nie ma w tym nic złego, ale pojawia się wspomniana na początku groźba popadania w rutynę.
Przygotowanie się do krótkiej prezentacji (max. 15 min) jest bardzo trudne, bo:

  1. Goni nas czas,
  2. Musimy być konkretni
  3. Musimy się bardzo dobrze przygotować

Im krótsza prezentacja, tym dłuższe przygotowania
Jeśli prowadzicie szkolenia, lub uczycie, macie przeważnie do dyspozycji 45 min, możliwość powrócenia do notatek, czas na przypomnienie sobie o czymś. W przypadku wystąpień Toastmasters, ignite, czy pecha kucha, a także elevators pich, czy nawet krótkich prezentacji w trakcie barcampów cechą wspólną jest brak czasu. Nie ma możliwości zastanawiania się, albo porywasz publikę, albo to ona zaczeka na Twój koniec.

Żeby koniec Twojego wystąpienia nie był również końcem kariery mówcy, należy się przygotować i z grubsza rzecz biorąc kalkulacja jest prosta. Dla prezentacji krótszych niż 20 min, jedna minuta prezentacji to 1 godzina przygotowań.

1 min. prezentacji = 1 godz. przygotowań

Poniżej zebrałem 10 kroków, które pozwolą Ci się przygotować do wystąpienia. Świadomie pominąłem opisane wcześniej techniki tworzenia prezentacji. Skupmy się teraz na tym, jak się przygotować.

1. Napisz sobie skrypt całego wystąpienia
Najlepszym, ale i najbardziej czasochłonnym sposobem jest napisanie sobie całego wystąpienia na kartce. Jeśli nie masz na to chęci, obowiązkowym zadaniem jest zgromadzenie na papierze notatek, które pozwolą na zorganizowanie całego wystąpienia. Powinny one być spójne, konkretne i samodzielne. Warto wynotować też ważne dla wystąpienia fakty. Okazuje się, że bardzo często zapominamy nich i prezentacja jest niepełna.
Zachęcam jednak do napisania całego wystąpienia, zwłaszcza jeśli jest ono np. 10 minutowe. Całość notatek nie powinna nam zająć więcej niż 2 kartki formatu A4, a będzie nam znacznie łatwiej przejść przez kolejne kroki.
Zachęcam również do tego, aby tekst na kartce A4 zorganizować w 2 kolumny i podzielić również w poziomie, tak, aby po złożeniu „na 4” dało się przeczytać całość. Okazuje się to bardzo pomocne przy powtórzeniach.

2. Daj się ponieść – twórz slajdy
Mając gotowe wystąpienie postaraj się opracować prezentację. Skuteczną metodą przeniesienie treści wystąpienia na prezentację jest tworzenie map myśli. Polecam do tego program CMap, który jest po pierwsze darmowy, a po drugie daje więcej możliwości organizowania treści niż większość darmowych programów tego typu. Nie jest może piękny, ale nie o tym miało być.
Pracujesz nad prezentacją bazując na najlepszych praktykach, bo wizualna warstwa naszego wystąpienia też będzie miała wpływ na odbiorców i tworzymy tyle slajdów ile uważamy za stosowne. Kagańce i obroże będziemy zakładać później.

3. Wydrukuj slajdy i baw się
W ten sposób na 1 kartce A4 otrzymasz 9 karteczek wielkości Post it’a, które należy wyciąć i ułożyć (ewentualnie ponumerować). Teraz na odwrocie slajdów zapisujesz myśli przewodnie, lub kluczowe zdania dla naszej prezentacji. Tworzysz sobie ściągę z własnej prezentacji. I co najważniejsze grupujesz karteczki tak, aby stanowiły logiczne całości, a następnie próbujesz zmieniać ich kolejność zastanawiając się nad takim ułożeniem, które będzie dla Ciebie najwygodniejsze, a dla słuchaczy najciekawsze.

Na tym etapie musisz też ograniczyć długość prezentacji. Mając tekst i wydrukowane slajdy możesz po raz pierwszy spróbować ile prezentacja będzie trwała. Podejrzewam, że wspominany kaganiec się przyda i część slajdów trzeba będzie odrzucić. Ograniczając objętość prezentacji, a co za tym idzie ilość tekstu powinieneś się zbliżać do wyznaczonego limitu czasowego. Sugerowałbym nawet zejście 10% poniżej wskazanego czasu i doprowadzenie do stanu, w którym przebieg wystąpienia będzie płynny.

W moim przypadku stało się również tak, że dopiero na etapie przycinania i reorganizowania treści pokazał mi się szerszy obraz całego wystąpienia i mogłem sobie pozwolić na pewien zabieg retoryczny (tzw. Chechov’s Gun), który sprawił, że informacja została przekazana lepiej niż w pierwotnej formie.
Czyli cytując wspomnianego już pisarza:

sztuka pisania jest sztuką skracania, a zwięzłość jest siostrą talentu. – Anton Czechow
 

4. Nie próbuj zapamiętać całego tekstu
Najgorsze co możesz sobie zrobić, to po opracowaniu wystąpienia spróbować się go nauczyć na pamięć. Jest to działanie, które można porównać do francuskiego pocałunku z kobrą, albo innym jadowitym stworzeniem i już spieszę z wyjaśnienie dlaczego. Otóż, jeśli zapomnisz słowo, lub kawałek zdania, to już Cię nie ma. Pamiętaj o tym, że przez kilka, lub kilkanaście minut stoisz naprzeciw tłumu, których jest żądny Twoich informacji, lub klęski.
Wykorzystując wydrukowane i ułożone w odpowiedniej kolejności slajdy staraj się zapamiętać myśl przewodnią i kluczowe zagadnienia. Pamiętaj o tym, że jeśli o czymś zapomnisz, to tylko Ty o tym wiesz. Nikt inny wcześniej nie widział, ani nie słyszał tej prezentacji. A jeśli nawet, to zapewne jest to ktoś zaprzyjaźniony, kto Ci pomagał i sam się denerwuje jak Ci pójdzie, więc raczej nie wykrzyczy w Twoją stronę krytycznych uwag.

5. Poproś o informację zwrotną 
Znajdź dwie zaufane osoby i poproś je o to, żeby usiadły z Tobą i przeglądnęły całe wystąpienie. W bardzo naturalny i niewymuszony sposób poprowadź ich przez swoją prezentację używając wydrukowanych slajdów. Następnie poproś ich o informację zwrotną. Zapytaj czego się dowiedzieli, co sądzą o całej prezentacji, co należy zmienić i co się im podobało. Jest to kluczowy moment dla Twojego przygotowania, bo właśnie w tym momencie może zaistnieć potrzeba powrotu do punktu wyjścia, ale przecież chodzi o to, żeby zrobić najlepszą prezentację, więc może warto wrócić się w pół drogi?

6. Zorganizuj próbę  
Próba to moment, w którym po raz pierwszy występujesz ze swoją prezentacją publicznie. Jest to moment, w którym musisz skupić się na tym czego nauczyłeś się w poprzednich 5 krokach, wykorzystać to i zastosować. Próba, najlepiej z osobą, która ma doświadczenie jako mówca, pozwoli na sprawdzenie się, ale co najważniejsze pozwoli po raz kolejny sprawdzić, czy:
– właściwie przekazujesz informację,
– porównania są jasne,
– interpretacje są jednoznaczne,
i wreszcie, czy to wszystko ma sens.
Pamiętaj o tym, że osoba którą wybierzesz na swojego trenera musi być zaufana, ale jednocześnie szczera i nie mająca przed Tobą tajemnic. Nie chodzi przecież o nieszczere głaskanie po ramieniu – skończy się ono pożarciem przez tłum zombie – ale o rzetelną informację na temat tego, co poprawić.

7. Próba z zegarkiem (stoperem)
Jesteśmy już na etapie, gdzie prezentacja się nie zmieni. Jest dopracowana i w zasadzie gotowa na wielką chwilę. Pozostaje ćwiczyć. Pierwsze kilka prób radzę zrobić przy użyciu stopera. Z dość dużym prawdopodobieństwem można założyć, że początkowe próby będą skutkowały przekroczeniem dozwolonego czasu. Stoper, czy zegarek pomogą nam określić jak bardzo przekraczamy wyznaczone normy. Pamiętaj jednak o tym, żeby nie przerywać prezentacji. Mów tak długo jak tego potrzebujesz i zapisz sumaryczny czas. Jestem pewien, że po kilku próbach trafisz w punkt.

8. Próba z minutnikiem

Teraz czas na drugie ćwiczenie z czasem, bo w tym momencie to właśnie on jest Twoim największym wrogiem. Ćwiczenie to ma na celu zorganizowanie prezentacji w czasie. O ile poprzednio chodziło o zmieszczenie się w ustalonych ryzach, o tyle teraz chodzi o kontrolę nad tym, co i kiedy powiedzieć.
Na tym etapie warto zaznaczyć sobie kamienie milowe wystąpienia zgrywając to z utworzoną prezentacją (np. w 3 minucie mówię o studiach – zdjęcie uczelni, w 4 o pracy – zdjęcie biurka, a w 5 podsumowuję). Wykorzystanie minutnika da Ci również poczucie ograniczenia czasu prezentacji, którego nie było poprzednio. Tym razem przerwij, gdy czas się skończy i spróbuj jeszcze raz.

9. Patrz im w oczy i zignoruj kamerę
Jesteśmy już prawie gotowi do wystąpienia. Musimy jeszcze przygotować się na 2 rzeczy. Pierwsza to publiczność, słuchacze, którzy są różni, ale dla nas powinni być transparentni. Musimy utrzymywać z nimi kontakt wzrokowy i to nie tylko z tymi najatrakcyjniejszymi, musimy odczytywać ich zachowania, ale nie możemy poddawać się ich emocjom. To trudna sztuka, ale możliwa do opanowania i o swoich technikach napiszę za jakiś czas. Podstawowa zasada – mów do ludzi, a nie do sufitu, podłogi, okien, czy mebli.

Czasami większym problemem, niż ludzie są jednookie cyklopy noszone na ramionach operatorów. Coraz popularniejsze kamery dodają, moim zdaniem, 20% stresu prelegentowi. Sama świadomość tego, że ktoś nagrywa jest dla niektórych stresująca, a co dopiero ewentualne publikacje. Niestety w dobie youtube’a i video elearningu musimy się do tego przyzwyczaić. Jest jednak kilka sposobów na to, aby z kamero-stresem się uporać, a do tego wypaść całkiem dobrze.

  • musimy wyposażyć się w urządzenie z kamerą (aparat, telefon, kamera)
  • umieścić ją na statywie, lub w miejscu, które pozwoli na ujęcie naszej sylwetki,
  • następnie: nagrać, obejrzeć i nie załamać się,
  • spróbować jeszcze raz unikając tego, co nam przeszkadzało w trakcie oglądania.

Niestety bardzo często dzieje się tak, że jesteśmy najsurowszymi sędziami swojego głosu i wyglądu. Generalnie większość ludzi tak ma, ja też, ale z czasem to mija i jesteśmy w stanie się słuchać i oglądać.

10. Wielki dzień i ostatnia próba
W dzień wystąpienia nie dręcz się powtarzaniem prezentacji. Zrelaksuj się, zjedz smaczne, lekkie śniadanie (burczenie głodnego brzucha, ani wzdęcia z przejedzenia Ci nie pomogą), zadbaj o swój wygląd i biegnij sprawdzić, czy technicznie jest wszystko ok. Wyłącz myślenie o prezentacji i zadbaj o to, aby nic technicznego Ci nie przeszkodziło. Przed samą prezentacją weź notatki, schowaj się, powtórz i uwierz w siebie, bądź jak Tommy Lee Jones w „Ściganym”

Podobało Ci się? Chcesz więcej?

Zostaw swój e-mail, bardzo chętnie przypomnę Ci o nowych treściach, a przy okazji dostaniesz e-booka o elearningu.

Poprzednie newslettery możesz znaleźć na stronie archiwum.

* indicates required